Deber de acreditar el otorgamiento de beneficios sociales por parte del empleador

En reciente sentencia casatoria emitida por la Corte Suprema (Casación Laboral 14034-2022), se analizan dos aspectos importantes en torno a la prueba del otorgamiento de beneficios sociales a favor de un trabajador. Por un lado, la resolución se ocupa de establecer -o reiterar-  que corresponde al empleador la carga de probar el otorgamiento del beneficio; y por otro, toma posición en referencia al plazo de conservación de los medios de prueba que acreditan su otorgamiento efectivo.

Respecto a la primera cuestión, se concluye que por principio de profesionalidad, es el empleador quien mayores ventajas probatorias tiene respecto al otorgamiento de tal derecho, contando con los documentos generados en la relación de trabajo en materia tributaria, administrativa, contable y laboral propiamente. Tal conclusión coincide con el contenido de la norma procesal de trabajo, la cual reconoce expresamente que corresponderá al empleador demandado, la prueba del “pago, del cumplimiento de las normas legales, del cumplimiento de sus obligaciones contractuales, su extinción o inexigibilidad” (Art. 23, inciso 4.a. de la Ley 29497). Claro está que en modo alguno el trabajador quedará impedido de ofrecer medios idóneos que puedan generar mayor convicción respecto al no disfrute de los beneficios.

Es sin embargo la segunda cuestión, referida al plazo en el que el empleador se encuentra obligado a conservar la prueba de cumplimiento del otorgamiento del beneficio, la que más atención ha generado tomando en cuenta la referencia a normas que a primera vista, parecen establecer un límite temporal a dicha obligación. Así, el artículo 3.4 del Decreto Legislativo número 1310 que regula medidas de simplificación administrativa, establece que “Para todo efecto legal, los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas solamente hasta cinco años después de efectuado el pago. Las instancias administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales deben observar esta disposición en sus actuaciones.”

La redacción de dicho artículo -sin perjuicio de su orientación en tanto norma de naturaleza administrativa- haría suponer que la prueba del cumplimiento de obligaciones laborales por parte del empleador, podría resultar relativa en los casos en que se cuestionen o demanden pagos pendientes con una antigüedad mayor a los 5 años. La sentencia casatoria, pese a determinar en el caso concreto y al margen de lo establecido en el Decreto Legislativo 1310 que corresponde igualmente al empleador la carga de probar el correcto otorgamiento del beneficio en períodos superiores a los cinco años, no llega a establecer con carácter general, reglas claras de interpretación de cara a futuros procesos de similar materia.

Al respecto, creemos que una circunstancia no considerada por la Corte Suprema y que, sin embargo, genera importantes consecuencias procesales, se encuentra referida a las normas relativas a la prescripción de los derechos de naturaleza laboral. Como es bien sabido, se reconoce como regla general que el plazo para el cese del derecho de acción empieza a computarse desde el día siguiente a la extinción del vínculo laboral, independientemente del tiempo en que se mantuvo la relación de trabajo. En tal sentido, creeríamos razonable asumir que resultará exigible al empleador acreditar el cumplimiento del otorgamiento de beneficios sociales incluso cuando hayan transcurrido más de cinco años desde el momento en que debieron otorgarse, en los casos en que aún no ha operado la prescripción de la exigibilidad de tales derechos.

Así, los empleadores, además de establecer mecanismos adecuados de prueba, deberán instaurar medios idóneos de resguardo a través de legajos personales tanto físicos como virtuales, los cuales, de cara a posibles contingencias surgidas con trabajadores y sin perjuicio de las demás obligaciones administrativas -una vez generada la extinción del vínculo laboral-, deberán ser conservadas cuando menos, hasta el cumplimiento de todos los plazos prescriptorios que resulten aplicables.